Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt zur korrekten Abrechnung
Einmal im Jahr müssen Vermieter die Betriebskosten abrechnen. Wer das selbst macht, braucht keine Spezialkenntnisse, aber ein klares Vorgehen: Die Abrechnung muss bestimmte Mindestangaben enthalten, sonst ist sie formell unwirksam und eine Nachzahlung kann verloren gehen. Diese Anleitung führt durch die einzelnen Schritte.
Von Christian Schramm, zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG · Stand 1. November 2026 · 9 Min. Lesezeit
Das Wichtigste in Kürze
- Umlegen dürfen Sie nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind und zu § 2 der Betriebskostenverordnung gehören.
- Pflichtangaben: Gesamtkosten je Kostenart, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters und Abzug der Vorauszahlungen.
- Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen.
- Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Zeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB).
Schritt 1: Belege und Daten sammeln
Grundlage sind alle Rechnungen und Bescheide des Abrechnungsjahres: Grundsteuerbescheid, Wasser- und Abwasserrechnungen, Müllgebühren, Rechnungen für Hausreinigung, Gartenpflege und Hausmeister, Versicherungsprämien, Allgemeinstrom, Schornsteinfeger sowie die Heizkostenabrechnung des Messdienstes.
Dazu kommen die Daten der Wohnungen: Wohnflächen, Personenzahl, Zählerstände, Mietzeiträume bei einem Mieterwechsel und die Vorauszahlungen, die jeder Mieter tatsächlich geleistet hat. Bei den Vorauszahlungen zählt, was eingegangen ist, nicht das, was laut Vertrag geschuldet war.
Schritt 2: Umlagefähige Kosten aussortieren
Umlegbar sind nur Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung und nur, soweit der Mietvertrag ihre Umlage vorsieht. Nicht umlegbar sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Eine Rechnung des Hausmeisters muss deshalb oft aufgeteilt werden: Treppenhausreinigung ja, Reparatur der Haustür nein.
- Grundsteuer
- Wasserversorgung und Entwässerung
- Heizung und Warmwasser (nach Heizkostenverordnung)
- Aufzug
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Beleuchtung (Allgemeinstrom)
- Schornsteinreinigung
- Sach- und Haftpflichtversicherung
- Hauswart
- Gemeinschaftsantenne oder Breitbandnetz, soweit noch zulässig
- Einrichtungen für die Wäschepflege
- Sonstige Betriebskosten, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind
Schritt 3: Kosten dem richtigen Zeitraum zuordnen
Der Abrechnungszeitraum darf nach § 556 Abs. 3 BGB höchstens zwölf Monate betragen, meist ist es das Kalenderjahr. Kosten können nach dem Zeitraum zugeordnet werden, in dem sie wirtschaftlich angefallen sind, oder nach dem Jahr, in dem sie bezahlt wurden. Der BGH lässt beide Methoden zu. Wichtig ist, bei einer Methode zu bleiben und keine Rechnung doppelt oder gar nicht zu erfassen.
Schritt 4: Verteilen und berechnen
Für jede Kostenart wird der Anteil des Mieters nach dem vereinbarten Verteilerschlüssel berechnet, ohne Vereinbarung nach Wohnfläche (§ 556a BGB). Hat der Mieter nur einen Teil des Jahres in der Wohnung gewohnt, wird sein Anteil zeitanteilig gekürzt. Die Heizkosten übernehmen Sie in der Regel aus der Abrechnung des Messdienstes.
Am Ende steht die Summe aller Anteile, von der die geleisteten Vorauszahlungen abgezogen werden. Ein positives Ergebnis ist eine Nachzahlung, ein negatives ein Guthaben.
| Kostenart | Haus gesamt | Schlüssel | Anteil | Mieter |
|---|---|---|---|---|
| Grundsteuer | 1.450,00 € | Wohnfläche | 75 / 500 m² | 217,50 € |
| Wasser und Abwasser | 2.860,00 € | Personen | 2 / 12 | 476,67 € |
| Gebäudereinigung | 1.680,00 € | Wohnfläche | 75 / 500 m² | 252,00 € |
| Gebäudeversicherung | 1.890,00 € | Wohnfläche | 75 / 500 m² | 283,50 € |
| Heizkosten laut Messdienst | 1.360,00 € | |||
| Summe | 2.589,67 € | |||
| Vorauszahlungen | −2.400,00 € | |||
| Nachzahlung | 189,67 € |
Schritt 5: Pflichtangaben prüfen
Nach ständiger Rechtsprechung des BGH muss eine Betriebskostenabrechnung mindestens vier Angaben enthalten. Fehlt eine davon oder ist sie für einen durchschnittlichen Mieter nicht nachvollziehbar, ist die Abrechnung formell unwirksam. Inhaltliche Fehler, etwa ein falscher Betrag, lassen sich dagegen auch nach Ablauf der Frist noch korrigieren, allerdings nicht zulasten des Mieters.
- Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart
- Angabe und, soweit nötig, Erläuterung der Verteilerschlüssel
- Berechnung des Anteils des Mieters
- Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
Schritt 6: Versand und Fristen
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, bei einem Kalenderjahr also bis zum 31. Dezember des Folgejahres. Maßgeblich ist der Zugang, nicht das Absenden. Wer knapp dran ist, sollte einen Versand mit Nachweis wählen.
Der Mieter kann Einwendungen bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB) und die Belege einsehen. Eine Nachzahlung ist nach einer angemessenen Prüfungsfrist fällig; in der Praxis werden meist 30 Tage angesetzt.
Häufige Fehler
- Nicht umlagefähige Kosten wie Reparaturen oder Kontoführungsgebühren abgerechnet
- Kostenart umgelegt, die im Mietvertrag nicht vereinbart ist
- Vereinbarte statt tatsächlich gezahlter Vorauszahlungen abgezogen
- Leerstand auf die übrigen Mieter verteilt
- Verteilerschlüssel nicht angegeben oder Gesamtflächen uneinheitlich
- Abrechnung erst nach Ablauf der Zwölf-Monats-Frist zugestellt
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Dieser Artikel gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Gesetzesfassungen und die Umstände des Einzelfalls.