Umlaufbeschluss in der WEG: Beschließen ohne Eigentümerversammlung

Die Grundregel: Zustimmung aller

Nach § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG ist ein Beschluss auch ohne Versammlung gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluss in Textform erklären. Gemeint sind wirklich alle Eigentümer der Gemeinschaft, nicht nur die, die antworten. Wer schweigt, sich enthält oder ablehnt, verhindert den Beschluss.

In kleinen Gemeinschaften mit gut erreichbaren Eigentümern ist das gut machbar. In großen Anlagen scheitert die Allstimmigkeit oft schon daran, dass einzelne Eigentümer nicht reagieren.

Mehrheits-Umlaufbeschluss für einzelne Gegenstände

Seit der WEG-Reform können die Eigentümer für einen einzelnen Gegenstand beschließen, dass für den Umlaufbeschluss die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt (§ 23 Abs. 3 Satz 2 WEG). Typisch ist das, wenn in der Versammlung noch Angebote fehlen: Die Eigentümer beschließen dort, dass über die Auftragsvergabe später im Umlaufverfahren mit Mehrheit entschieden wird.

Dieser Vorab-Beschluss muss sich auf einen konkreten Gegenstand beziehen. Eine pauschale Regel, dass künftig alle Umlaufbeschlüsse mit Mehrheit gefasst werden, ist davon nicht gedeckt.

Was Textform bedeutet

Textform nach § 126b BGB verlangt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Eine Unterschrift ist nicht nötig. Es genügen E-Mail, Fax, ein eingescannter Stimmzettel oder eine Abstimmung über ein Portal, sofern erkennbar ist, wer abgestimmt hat, und die Erklärung gespeichert werden kann.

Eine telefonische Zustimmung oder ein Daumen hoch in einem Messenger-Chat ohne klare Erklärung reicht dagegen nicht.

Ablauf eines Umlaufbeschlusses

• Beschlussantrag mit genauem Wortlaut formulieren, so wie er später in die Beschluss-Sammlung eingetragen wird
• Antrag mit Begründung und Unterlagen (etwa Angeboten) an alle Eigentümer senden
• Eine angemessene Frist für die Stimmabgabe setzen und Abstimmungsmöglichkeiten benennen: Ja, Nein, Enthaltung
• Eingehende Stimmen in Textform sammeln und dokumentieren
• Ergebnis feststellen und allen Eigentümern mitteilen; erst damit ist der Beschluss gefasst
• Beschluss mit Datum der Verkündung in die Beschluss-Sammlung eintragen

Verkündung und Anfechtung

Ein Umlaufbeschluss entsteht nicht schon mit der letzten Stimme, sondern erst, wenn der Initiator, meist der Verwalter, das Ergebnis feststellt und den Eigentümern bekannt gibt. Ab diesem Zeitpunkt läuft auch die Anfechtungsfrist.

Eine Anfechtungsklage muss nach § 45 WEG innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden. Die Klage richtet sich gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.

Wann eine Versammlung die bessere Wahl ist

Bei umstrittenen Themen, größeren Sanierungen oder wenn Diskussionsbedarf besteht, ist der Umlaufbeschluss selten geeignet. In einer Versammlung können Fragen geklärt und Anträge angepasst werden; im Umlaufverfahren steht der Wortlaut fest. Für Routinefragen und eilige Aufträge zwischen zwei Versammlungen ist er dagegen ein gutes Werkzeug.