Nebenkostenabrechnung Vorlage: kostenlos als Excel und PDF.
Eine Vorlage für die Betriebskostenabrechnung einer Wohnung, mit allen Kostenarten nach § 2 BetrKV und den Pflichtangaben, die eine Abrechnung braucht. Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.
Was die Vorlage enthält
- Kopfdaten: Vermieter, Mieter, Wohnung, Abrechnungszeitraum und Mietzeit
- Bezugsgrößen für Wohnfläche, Personen, Wohneinheiten und einen eigenen Schlüssel, etwa Verbrauch oder Miteigentumsanteile
- Alle umlegbaren Kostenarten nach § 2 BetrKV mit üblichem Verteilerschlüssel, dazu zwei freie Zeilen
- Eine Zeile für die Heiz- und Warmwasserkosten aus der Heizkostenabrechnung
- Summe, Abzug der Vorauszahlungen und Ergebnis als Nachzahlung oder Guthaben
Damit deckt die Vorlage die vier Mindestangaben ab, die eine Betriebskostenabrechnung nach der Rechtsprechung des BGH enthalten muss: Gesamtkosten je Kostenart, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters und Abzug der Vorauszahlungen.
So füllen Sie die Vorlage aus
- Kopfdaten eintragen. Ist der Mieter im Lauf des Jahres ein- oder ausgezogen, tragen Sie seine Mietzeit ein. Die Excel-Vorlage kürzt dann alle Anteile tagesgenau.
- Bezugsgrößen eintragen. Wohnfläche, Personen und Wohneinheiten für das ganze Haus und für die Wohnung. Maßgeblich sind die Werte im Abrechnungszeitraum.
- Kosten je Kostenart eintragen und den Verteilerschlüssel prüfen. Die vorgeschlagenen Schlüssel sind übliche Werte; es gilt, was im Mietvertrag steht, ohne Vereinbarung die Wohnfläche (§ 556a BGB). Kostenarten, deren Umlage nicht vereinbart ist, lassen Sie leer.
- Heizkosten und Vorauszahlungen ergänzen. Die Heizkosten übernehmen Sie als Betrag aus der Abrechnung des Messdienstes oder ermitteln ihn mit dem Heizkostenrechner. Bei den Vorauszahlungen zählt, was der Mieter tatsächlich gezahlt hat.
Wie die einzelnen Schritte rechtlich zusammenhängen und woran Abrechnungen häufig scheitern, erklärt unser Ratgeber Nebenkostenabrechnung erstellen.
Die Kostenarten in der Vorlage
Die Liste folgt § 2 der Betriebskostenverordnung. Der Schlüssel ist ein Vorschlag, den Sie in der Vorlage ändern können.
| Nr. | Kostenart | Üblicher Schlüssel | Hinweis |
|---|---|---|---|
| 1 | Grundsteuer | Wohnfläche | Laut Grundsteuerbescheid des Jahres. |
| 2 | Wasserversorgung | Personen | Mit Wohnungswasserzählern nach Verbrauch verteilen (Verbrauch als eigenen Schlüssel eintragen). |
| 3 | Entwässerung | Personen | Schmutz- und Niederschlagswasser laut Gebührenbescheid. |
| 7 | Aufzug | Wohnfläche | Betriebsstrom, Wartung, Prüfung; keine Reparaturen. |
| 8 | Straßenreinigung und Müllbeseitigung | Personen | Gebühren der Gemeinde bzw. des Entsorgers. |
| 9 | Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung | Wohnfläche | Reinigung von Treppenhaus, Keller und Gemeinschaftsflächen. |
| 10 | Gartenpflege | Wohnfläche | Pflege der Außenanlagen, auch Spielplätze. |
| 11 | Beleuchtung (Allgemeinstrom) | Wohnfläche | Strom für Treppenhaus, Keller, Außenbeleuchtung. |
| 12 | Schornsteinreinigung | Wohneinheiten | Laut Rechnung des Schornsteinfegers. |
| 13 | Sach- und Haftpflichtversicherung | Wohnfläche | Gebäude-, Haftpflicht-, Glasversicherung u. Ä.; keine Rechtsschutz- oder Mietausfallversicherung. |
| 14 | Hauswart | Wohnfläche | Ohne Anteile für Reparaturen und Verwaltung. |
| 15 | Gemeinschaftsantenne oder Breitbandnetz | Wohneinheiten | Kabelfernsehen darf seit dem 1. Juli 2024 grundsätzlich nicht mehr umgelegt werden. |
| 16 | Einrichtungen für die Wäschepflege | Wohneinheiten | Gemeinschaftswaschküche, Trockner, Wartung. |
| 17 | Sonstige Betriebskosten | Wohnfläche | Nur, wenn im Mietvertrag konkret benannt, etwa die Wartung von Rauchwarnmeldern. |
| 4–6 | Heizung und Warmwasser | HeizkostenV | Gesondert nach Verbrauch und Fläche verteilt; Betrag aus der Heizkostenabrechnung. |
Nicht umlegbar sind Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV).
Vor dem Versand prüfen
- Ist jede abgerechnete Kostenart im Mietvertrag vereinbart?
- Sind Reparatur- und Verwaltungsanteile aus Rechnungen herausgerechnet, etwa beim Hauswart?
- Umfasst der Abrechnungszeitraum höchstens zwölf Monate?
- Geht die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Zeitraums zu (§ 556 Abs. 3 BGB)? Bei knapper Frist mit Zustellnachweis versenden.
Vorlage, Rechner oder Software?
Für eine oder wenige Wohnungen reicht die Vorlage. Zum schnellen Schätzen oder Nachprüfen einer erhaltenen Abrechnung eignet sich der Nebenkostenrechner. Wer mehrere Häuser verwaltet oder die Kosten nicht jedes Jahr neu abtippen möchte, spart mit einer Software Zeit: Casaris übernimmt die Kosten direkt aus der Buchhaltung und erstellt die Betriebskostenabrechnung für jeden Mieter als PDF.
Häufige Fragen zur Vorlage
Ist die Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Beide Dateien können Sie ohne Anmeldung und ohne Angabe einer E-Mail-Adresse herunterladen und für Ihre eigenen Abrechnungen verwenden.
Mit welchen Programmen funktioniert die Excel-Vorlage?
Die Datei liegt im Excel-Format (.xlsx) vor. Wir haben die Berechnungen mit LibreOffice Calc geprüft. Die Formeln nutzen nur Standardfunktionen wie WENN, INDEX, VERGLEICH und SUMME, die auch andere Tabellenprogramme kennen.
Wie berücksichtigt die Vorlage einen Mieterwechsel?
Tragen Sie die Mietzeit des Mieters im Abrechnungszeitraum ein. Die Vorlage berechnet daraus den Zeitanteil tagesgenau und kürzt jede Kostenart entsprechend. Die Heizkosten übernehmen Sie bereits zeitanteilig aus der Heizkostenabrechnung.
Kann ich die Vorlage für eine vermietete Eigentumswohnung nutzen?
Ja. Übernehmen Sie die umlagefähigen Kosten aus der Hausgeldabrechnung der WEG. Verwaltervergütung, Erhaltungsrücklage und Reparaturen gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung. Werden Kosten im Mietvertrag nach Miteigentumsanteilen verteilt, nutzen Sie die Zeile „Eigener Schlüssel“.
Ist eine Abrechnung mit dieser Vorlage wirksam?
Die Vorlage enthält alle vier Mindestangaben, die der BGH verlangt. Ob die Abrechnung inhaltlich stimmt, hängt von den eingetragenen Kosten, den vereinbarten Kostenarten und Schlüsseln im Mietvertrag und der rechtzeitigen Zustellung ab. Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.
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